Pourquoi numériser ses archives ?

Pourquoi conserver et numériser ses archives ?
La dématérialisation de documents au sein des entreprises et des institutions s'est généralisée. Les échanges entre collaborateurs, fournisseurs et clients se font de plus en plus par voie électronique à l'aide de courriels ou d'espaces de partage dédiés. A ce titre, de plus en plus de professionnels s'engagent dans la voie de la conservation numérique des documents en souscrivant à des formules clés en main leur apportant des procédures fiables, une sécurité optimale et une valeur juridique de leurs données. Pour cela ils soumettent leurs documents à la première étape du procédé de dématérialisation qui est la numérisation des formats papier.

La numérisation s’intègre dans un projet plus large d’optimisation documentaire et n'est de ce fait vraiment utile que si derrière il y a une mise en place d'archivage des données numériques. Les avantages visés en adhérent à la numérisation de documents sont à la fois liés à la logistique, à la gestion administrative, à la sécurité juridique et aux coûts engendrés. Numériser ses documents permet en effet de gagner de la place dans ses locaux, de consacrer plus de temps au cœur de métier par l'allègement des tâches, d'assurer une valeur juridique aux données et d'optimiser les coûts liés à la circulation des documents. Une entreprise numérise donc ses documents pour pouvoir les archiver avec pour finalité, la possibilité de pouvoir restituer à un moment donné un document pour répondre à une demande de preuve, ou simplement pour pouvoir le consulter.

Préserver le statut d'origine d'un document en le numérisant et en l'archivant

Les textes de loi à propos des écrits sous forme numériques font de la conservation d'un document électronique l’une des conditions indispensables de sa valeur juridique. C'est important de s’assurer que les données numériques seront une preuve valide et recevable devant une juridiction. Cela signifie que les documents doivent avoir une valeur probante de la même façon que les documents originaux au format papier. Cette valeur probante doit être effective même plusieurs années après leur indexation dans les systèmes électroniques de conservation. Cette sécurité de préservation du statut d’origine des données constitue l'enjeu principal de la conservation.

Les bénéfices que l’on attend du procédé de numérisation et d'archivage sur un support numérique sont la pérennité et l'intégrité des documents. Pour choisir un support adapté à l'entreprise et à son activité il est possible de se faire accompagner par un spécialiste en dématérialisation de documents. Celui-ci apportera son expertise afin de vous proposer la meilleure solution tout en tenant compte de vos contraintes technologiques et matérielles. Ce qui veut dire que la formule de numérisation et d'archivage numérique proposée sera en adéquation avec vos systèmes informatiques existants pour que vous ayez la possibilité de conserver vos documents au format électronique souhaité.

Aujourd'hui, la transition numérique est en plein essor et un bon nombre d'entreprises amorcent le changement en choisissant des solutions de gestion électroniques des documents et d’archivages électroniques afin d’améliorer leur productivité et de profiter de tous les bénéfices qu'offre l'ère du digital.

Quels sont tous les avantages à numériser ses documents ?

La numérisation d'archives documentaires comporte de nombreux avantages. Elle vous fait gagner en efficacité grâce à son ciblage et sa dimension organisationnelle parfaite. Sa mise en œuvre nécessite donc une réflexion au préalable et une connaissance accrue des besoins et des habitudes de la société.

Elle vous permet d'accéder à vos données à tout moment et de n'importe quel endroit, grâce aux espaces de stockage numériques sécurisés. Vos documents sont tout d'abord numérisés puis injectés dans le cloud pour ensuite être disponibles en permanence via une connexion réseau sécurisée et contrôlée.

Numériser ses documents c'est aussi les rendre accessibles à plusieurs collaborateurs qui pourront les consulter simultanément en cas de besoin. C'est donc encore une fois un gain de temps appréciable pour l'entreprise qui ne se retrouvera pas bloquée à devoir attendre pour travailler sur un document. Avec un document électronique, une fois que celui-ci est stocké sur le serveur dans un logiciel dédié, plusieurs personnes peuvent avoir accès au même document.

Avec la numérisation, la préservation des archives documentaires est assurée. Elle offre une sécurité optimale contre les sinistres tels que les incendies, les inondations, et permettent de protéger les documents de la perte ou de la destruction des dossiers. La pérennité de la société est ainsi préservée.

Conserver l’historique de vos données devient plus facile avec la numérisation de documents. La dématérialisation permet d'avoir une trace horodatée de tous les changements effectués sur un document, permettant ainsi au premier regard une évaluation claire de la situation et donc de passer moins de temps sur celui-ci.

Numériser et archiver ses documents professionnels permet de centraliser la gestion administrative et de mettre les données au même format dans un même lieu. Cela simplifie la gestion globale de la société et offre un gain de place.

Optimiser ses coûts est également l'un des avantages de la numérisation. En effet, il n'est alors plus nécessaire de passer du temps à chercher et retrouver certains documents, ce qui libère un temps considérable en faveur d'autres tâches. Et nous le savons, le temps c'est de l'argent puisque l'on rémunère les salariés pour leur temps de travail.

En numérisation et en archivage de documents, l'accès à la plateforme en ligne est sécurisé et limité. C'est à dire que les accès sont donnés ou non à telle ou telle personne pour tel ou tel type de document. A titre d'exemple, les bulletins de paie seront normalement accessibles au service du personnel des Ressources Humaines, et les factures fournisseurs par le service comptabilité.

Enfin, le fait de numériser ses archives permet également de faire des recherches par mots clés afin d'accéder aux informations plus rapidement.

Numériser ses archives: Quels sont les documents que vous devez scanner ?

Il n'y a pas de liste obligatoire ou prédéfinie des documents à numériser. Cela variera selon le secteur d'activité de l'entreprise et les contraintes métiers. Cependant, de manière générale les entreprises sont amenées à scanner les factures, les contrats clients et fournisseurs, les contrats de travail, les fiches de paies, les dossiers du personnel et d'autres documents usuels.

Comment fonctionne la numérisation d'archives ?

Une fois vos documents sélectionnés, la numérisation peut commencer afin que les données soient indexées dans un système d'archivage numérique. Via la solution de dématérialisation mise en place, un workflow quotidien de numérisation de tous les documents entrants et sortants de l'entreprise est installé.

La démarche globale de numérisation s’inscrit dans un procédé complet personnalisé comprenant une préparation, la numérisation, l'extraction automatique des données pour aboutir à une mise à disposition des copies numériques. Il existe plusieurs solutions pour numériser des documents. La numérisation fidèle par exemple propose des copies numériques fidèles certifiées conformes aux documents originaux comme l’exige la norme NF Z42-026. Une copie fidèle signifie d'après l'article 1379 du Code Civil que la copie fiable dispose de la même force probante que l’original. Il y a aussi la numérisation sur site qui est un processus fluide et fiable pour les documents qui ont un très haut niveau de confidentialité. Des experts interviennent chez vous pour réaliser le traitement et la numérisation pour plus de sécurité.

Vous envisagez de numériser vos archives pour plus de sécurité et de praticité ?
LOCARCHIVES, expert en dématérialisation de documents vous accompagne dans votre projet de numérisation. Vos besoins sont évalués et une solution adaptée à votre entreprise vous est proposée.


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