Migrer vers OpenOffice.org

Peut-on réellement abandonner une "suite" propriétaire comme MS Office au profit d'une suite libre telle qu'OpenOffice.org ? Quels avantages ? Quels inconvénients ? Quels coûts ? Est-ce une bonne solution chez moi ou sur mon lieu de travail ?

 

Peut-on réellement abandonner une "suite" propriétaire comme MS Office au profit d'une suite libre (open source) telle qu'OpenOffice.org ? Quels avantages ? Quels inconvénients ? Quels coûts réels ?

Une suite propriétaire telle que Microsoft Office est coûteuse. Il faut disposer d'une licence pour chaque poste.

Faut-il d'ailleurs acheter une suite complète alors que le commun des utilisateurs recourt surtout au traitement de texte (de type Word), éventuellement au tableur (de type Excel) et, beaucoup moins à un outil de présentation (de type PowerPoint) ? Et si on n'utilise qu'un simple traitement de texte, comment faire lorsqu'on est amené à une présentation ou créer une base de données, effectuer des calculs sur un tableur ? 

Les tenants du logiciel libre vous répondront OpenOffice.org (familièrement OOo). OOo est issu d'un logiciel commercial, StarOffice, produit par une société allemande, StarDivision. La société Sun a racheté StarDivision et a mis sur le marché StarOffice 5.2, un outil gratuit. En octobre 2000, la société Sun a offert le code source de StarOffice à la communauté informatique qui a alors créé OpenOffice.org.

OOo n'est pas seulement disponible pour le système d'exploitation libre Linux. Ce produit est également opérationnel sur Mac OS X et sur le système d'exploitation Windows de Microsoft. On le dit multi-plateformes.

N'ayez plus peur ! Cette question liée à l'Open Source s'est élargie aujourd'hui et on trouve maintenant même des ERP type ODOO qui sont plus que performant. Que vous l'installier par vous même ou passiez par un intégrateur Odoo, les résulats ne seront pas négligeables!

Le bénéfice du changement

La migration vers OpenOffice.org n'est plus aujourd'hui l'apanage de quelques fous du libre. D'importantes institutions ont sauté le pas (en tout ou en partie). Comme le ministère de la Défense à Singapour ou, plus près de nous, les villes de Munich ou de Vienne. En France, on cite la Gendarmerie nationale, le ministère de l'Intérieur, le ministère de l'Équipement le Ministère de l'Economie, des Finances et de l'Industrie, l'administration des Douanes mais aussi des des villes, des centres hospitaliers, des écoles, des entreprises (comme Chronopost International, Novell). Les services informatiques bureautiques du Centre informatique de la Région bruxelloise (CIRB) sont opérationnels en OpenOffice.org depuis le 1er mars 2004.

On connait les inconvénients d'une suite bureautique propriétaire : le coût des licences par poste, un format de fichier propriétaire. L'avantage d'une suite libre réside dans l'absence de coût de licence, l'absence d'obligation de migration (coûteuse) vers de nouvelles versions, dans les formats de fichiers ouverts et compatibles. Pour les techniciens, OOo s'appuie sur un format natif en XML qui garantit la pérennité des documents (par ailleurs, plus "légers"). On parle ainsi d'interopérabilité des données avec d'autres logiciels ou entre différentes versions d'un même logiciel. OOo permet aussi de sauvegarder des fichiers dans des formats propres à Microsoft (comme .doc, .xls, .ppt).

Mais cette migration vers OOo est-elle facile ? Sans doute pas... comme tout changement. Encore que l'interface d'OpenOffice.org offre bien des similitudes avec celui de MS Office. L'utilisateur de Word n'est pas désarçonné par Writer (traitement de texte), celui d'Excel par Calc (tableur), celui de PowerPoint par Impress (présentation).

OOo est une suite bureautique intégrée alors que, dans Office, chaque outil est un logiciel différent. Il est par ailleurs impossible d'ouvrir un document créé avec Excel lorsque vous êtes dans Word alors que, avec OpenOffice.org, la suite ouvre n'importe quel document.

OOo n’intègre pas un agenda (comme avec Outlook) ou un logiciel tel qu'Access pour la gestion de bases de données... tout au moins dans la dernière version stable (1.1.4) car la version beta 2.0 (actuellement uniquement en anglais) comprend un outil de base de données appelé "Base".

Déjà aujourd’hui, OOo est doté d'une fonctionnalité simple mais appréciée : elle peut éditer en PDF format très répandu - n'importe quel document. La suite intègre également un éditeur HTML. Les étudiants, eux, apprécieront la fonction "Base de données bibliographique" dans Writer.

Autre avantage d'OOo : ce sont les nombreux tutoriels disponibles gratuitement sur le web. Ils permettent à chacun de se perfectionner dans l'utilisation de l'outil.

Les utilisateurs assidus de MS Word rencontrent cependant des difficultés quand les commandes sont différentes : ainsi les en-têtes et pieds de page, les notes de bas de page, le commentaire ne se trouvent pas dans la fonction "Affichage" comme dans MS Word mais bien dans la fonction "Insertion". Par ailleurs, il faut télécharger les dictionnaires orthographiques et de synonymes. Une galerie d'images n'est pas intégrée à OpenOffice.org mais on peut télécharger des cartes vectorielles, des fonds de carte, des graphiques, axes et frises chronologiques sur ooo.hg.free.fr.

Le gros problème de la migration réside donc non dans l'outil mais dans les hommes et les femmes qui l'utiliseront et qui peuvent être réfractaires au changement. Dans une entreprise (ou une association), il est donc conseillé de prévoir une formation à OOo et à ses fonctionnalités. Le coût de cette formation n'est certainement plus élevé que celui des formations aux outils MS auxquels sont astreints certains travailleurs. C'est toujours l'occasion de découvrir les potentialités de logiciels dont on n'utilise qu'une partie des possibilités. Quant au particulier, il peut découvrir toutes les richesses d'OpenOffice.org en suivant une formation, en achetant un guide, en consultant un tutoriel en ligne... ou en en tâtonnant et en explorant toutes les commandes !

Les formations pour ex-utilisateurs de MS Office peuvent porter sur les menus d'OpenOffice.org, sur la personnalisation des barres d'outils, sur les fonctionnalités apportées par OpenOffice, sur la mise en page des fichiers Word importés, sur la documentation.

Références

Sur le web : Frédéric Labbé, "Suite bureautique, les enjeux d'une alternative", Mémoire, Conservatoire national des Arts et Métiers, Centre régional associé de Rennes, juin 2003

En librairie :

• François Corbelle, "Passer à OpenOffice - Maîtrise complète", Editions O'Reilly
• Sophie Gautier, Christian Hardy, Frédéric Labbé, Michel Pinquier, "OpenOffice.org 1.1. efficace", Editions Eyrolles